Amíg a back-office összes modulok valamennyi vállalkozás számára egyaránt hasznosak, használhatóak voltak, addig az Apolló rendszer front-office modulja a társaságok tevékenységétől függően vehetők birtokba. Azonban itt is van két modul, a mely ágazattól függetlenül javasolt: CRM + Szerződés + Projekt + iktató modul Vezetői információs rendszer Néhány modulunkat csak az arra szakosodott vállalkozások használhatnak: Kereskedelmi és készletgazdálkodási modul: vevői, szállítói megrendelések, készlet beszerzés, értékesítés, optimális raktárgazdálkodás, magánvámraktár, bizományosi raktár, készletekkel kapcsolatos leltározások, kimutatások, elemzések Termelésirányítás és készletgazdálkodás modul: gyártási eljárások, gyártási ütemtervek, rendelések, anyaggazdálkodás, lekötött kapacitások, előkalkuláció, gyártási utasítások, elemzések Kiskereskedelmi értékesítés modul Web áruház (e-Apolló) Közüzemi szolgáltatók alrendszere Helyiség és lakásmenedzser alrendszer Szállítmányozás modul Fuvarozás modul

A CRM + Szerződés + Projekt + Iktató modul (röviden CRM modul)

A bevezetőben már írtunk arról, hogy a Multi Informatikai Kft és az Apolló rendszer az informatikát egységes eszközként képzeli el, amelyek közti adatáramlás előre definiált és automatikus. Így kerülhet sor egy másik – sokáig önállóan kezelt – CRM rendszer megemlítésére. A Multi Informatikai Kft gondolatban ennél is tovább megy, egységes rendszerként kezeli az ügyfélkiszolgáló rendszerrel a szerződés-nyilvántartást, a projektkezelést és az iktató modul. Ezek azok a területek, amelyekből adatok keletkezhetnek a korábban leírt back-office rendszerek felé, működésük – számomra –elképzelhetetlen az ERP modulok nélkül. A CRM rendszer alapgondolata: „Az ügyfelet középpontba helyező vállalati filozófia informatikai eszközökkel való támogatása. Egy központi ügyféladatbázist kialakítva minden szempontból meg kell/lehet ismerni az ügyfelek igényeit, jellemzőit, így azok jobb kiszolgálásban részesülhetnek.” Egy vállalkozás célja, hogy termékeket értékesítsen ill. szolgáltatásokat nyújtson ügyfeleinek. Sok erőfeszítésbe kerül egy ügyfél megszerzése, de legalább annyi energiát kell fordítani meglévő ügyfeleink megtartására is. Marketing szakemberek szerint, azok a vevők, akiket háromhavonta nem szólítanak meg (személyesen, telefonon), előbb-utóbb elmaradoznak. A CRM Apolló rendszerrel összeállíthatunk egy kérdőívet, amelyet vevőlátogatás alkalmából feltehetnek az üzletkötőink, melyet kiértékelhetünk. Manapság a társaságok munkatársai a napi feladat elvégzéséhez (az ügyviteli rendszeren kívül) egy szövegszerkesztőt, egy táblázatkezelőt és egy levelező programot használnak. Egyre többen ismerik fel, hogy az információ birtoklása, szakszerű felhasználása egyenlő a hatalommal. Meg kell becsülnünk az ügyfeleket, a velük kapcsolatos információkat – mint az orvosok a korlapokat – össze kell gyűjtenünk. Mielőtt egy ügyféllel felvesszük a kapcsolatot, megnézhetjük milyen események történtek a múltban, mikor és mire költötték a pénzüket nálunk (és mire nem). Ha a vevő érzi, hogy fontos nekünk, a jövőben is stabil vásárlónk marad. A CRM Apolló rendszer az ügyfeleket két külön csoportba sorolja a meglévő és a potenciális vevőket. Mindkét csoportra marketing tevékenységet végezhetünk, a meglévő partnereknél elemzést végezhetünk, megbecsülhetjük a jó vevőket, ösztönözhetjük a lemorzsolódókat. A partnerek kommunikációjakor keletkezett információkat, dokumentumokat hozzáfűzhetjük az ügyfelekhez, feladatokat írhatunk elő munkatársaink számára, amely számon kérhetünk tőlük. A dokumentumokat két szintű (jogosultsággal ellátott) mappába rendezhetjük. Az adatokat átvehetjük az MS-Outlook levelező rendszerből, a beszkennelhetjük az aláírt szerződéseket. Az eddigi folyamatok még nem, de a következők már érintik a back-office modulokat is. A partnerekkel történő megállapodásokat szerződésekben szokás rögzíteni. A CRM Apolló rendszer képes nyilvántartani mind a terméket/szolgáltatást nyújtó, mind azok igénybe vételét rögzítő szerződéseket. A szerződéseket minta szerződések alapján az Apolló rendszer is képes előállítani. A szerződések lehetnek egyszeri kapcsolatot (vásárlást) vagy rendszeres kapcsolatot leírók, melyek számlázása automatikus. A szolgáltatást igénybe vevő szerződéseknél költségkeretet határozhatunk meg, melynek terhelését figyeli a rendszer. A szerződésekhez rögzíthetünk egyedi szolgáltatásnyújtásokat is (munkalapok alapján), amelyek számlán való szereplését az Apolló rendszer gondoskodik. A szerződések egy speciális területe a projektek, melyből megkülönböztetünk belsőt és külsőt. A projekt a következő információkkal ill. funkciókkal rendelkezik: Árbevételi és költségterv a teljes projektre ill. az azt alkotó alpontokra Időben egymásra épülhetnek a folyamatok A folyamatoknak felelősük van, akinek ez beépül a többi feladata közé. Munkaidő felhasználást rendelhetünk a folyamatokhoz A szükséges anyagrendelések, gyártások vezérelhetők a „Kereskedelmi és készletgazdálkodási modulunkba„ A CRM Apolló rendszer segíti az ügyfélszolgálat munkáját, információval látja el a munkatársakat akik rögzítik a megbeszélés jegyzőkönyvét és feladatokat írhatnak elő a felmerült igények teljesítésére. A CRM Apolló rendszerbe is számos ponton beépíthetőek a felhasználók saját kéréseik.

Vezetői információs rendszer

Többen önálló termékként hirdetik az un. adatbányász programokat. Az Apolló rendszerhez nem kell külön programot vásárolni, része az Apolló programcsaládnak. A Visual Apolló rendszer VIRtus modulja egyedi és felhasználó által kialakítható jelentéseket készít háromdimenziós táblázat adatai alapján: tervkészítés és -elemzés, költség-kimutatás, az értékesítési, termelési, komissiós, megtérülési és vevői statisztikák. Ezek a kimutatások Excel alapú táblázatok, melyek átküldhetőek egy másik táblázatkezelő rendszerbe akár, vagy grafikusan is megjeleníthetőek. A táblázatok jogosultságokhoz köthetőek, így mindenki csak a saját információit láthatja.

Kereskedelmi és készletgazdálkodási modul

Egy kereskedelmi rendszer tökéletes működése a jó törzsadatokon múlik Az Apolló rendszerben cikket rendkívül sok információval ruházhatjuk fel, melyek közül hadd emeljük ki a beszállítói információkat, a cikkenkénti több mértékegységet (gyűjtő vonalkód kezelésével együtt), rendelés kapcsolatos információkat, minimum, maximum készletszinteket, a jövedéki termék, a környezetvédelmi termékdíj speciális adatait. Ötfajta listaárával, 25 fajta engedménnyel, igény szerinti egyedi áraival az Apolló rendszer rugalmasan megfelel az árpolitikák szabad kialakításának. Cikkenként ill. áruforgalmi típusonként megadhatjuk a könyvelési adatokat, ezzel automatikusan könyveli a készletmozgásokat. A rendszerben fogadhatjuk a vevői megrendeléseket az internetes kereskedelmi rendszerből (B2B, B2C) vagy manuálisan is felvehetjük azokat. A készleten lévő megrendelt termék lefoglalhatjuk a vevőnek, ha nincs, akkor átadhatjuk a vevői igényt a szállítói rendelés-nyilvántartásnak, amit kiegészíthetünk a raktárra történő rendeléseinkkel. Mindkét rendelés-nyilvántartás végigköveti a rendelés valamennyi fázisát, a kimenő leveleket elkészíti és faxon, e-mail-en elküldi a partnernek. A bejövő dokumentumokat szkennerrel hozzáfűzhetjük a nyilvántartáshoz, bármikor képernyőn megnézhetjük őket. Bevételezhetjük az árukat a szállítótól, a konkrét vevői rendelésre érkezetteket (automatikusan) lefoglalhatjuk. A Visual Apolló rendszer az alap-, és segédanyagok, kereskedelmi áruk adatait közt nyilvántartja a beszerzéssel kapcsolatos információkat: kik a beszállítók, mennyiért, milyen szállítási és fizetési határidővel szállítanak. A rendszerrel a gyártáshoz, a folyamatos értékesítéshez szükséges cikkeket megrendelhetjük a szállítótól úgy, hogy azzal valamennyi fázist lekezelhetjük: árajánlatkérés és fogadás, megrendelésküldés, rendelés-visszaigazolás fogadása, szállítási megbízás, bevételezés. A kimenő levelek magyar, angol, német, olasz, francia nyelven is elkészíthetők. Az importból történő beszerzések során a készlet-könyvelésben mindig nagy gondot okoz az utólag érkező áruszámla, vámhatározat, szállítási költség számla, illetve egyéb, a beszerzési árba beletartozó költségszámla. Ezeket az utólag érkező költségeket fel kell osztani a már felhasznált, értékesített, illetve a még raktárban maradt készletekre. Ezt a Visual Apolló egy gombnyomással megoldja: a megfelelő értékeket az utolsó bizonylat megérkezésekor felosztja a készletekre, illetve lekönyveli a már felhasznált készletekre jutó költséget. Az értékesítés történhet közvetlenül számlázással (akár rendelésre akár anélkül), vagy kiszállíthatjuk az árut szállítólevéllel, majd áruátvétel után - akár több szállítólevelet egyszerre - számlát készíthetünk belőle. A program képes számtalan raktár kezelésére, melyek között mozgathatjuk áruinkat. Igény szerint direkt módon is (selejtezés, minta) megváltoztathatjuk készleteinket, kezeli az áfa raktárak, a bizományba adott és a bizományba kapott készleteket is. A STORE modul kimutatásaival pontos képet kaphatunk készleteinkről, azok változásáról, ABC elemzésével korábbi időszak adataival vethetjük össze jelen időszak adatait. A legfontosabb kimutatások az alábbiak: Raktárforgalmi jelentés Összesített forgalmi jelentés Beszerzési statisztika Értékesítési statisztika A legjobb… (termék, vevő, szállító, …) ABC termék és vevőelemzés Elfekvő készletek A modul menü-rendszere az áru fizikai útja követéséhez szükséges funkciókat tartalmazza, használata pedig néhány óra alatt elsajátítható.

Termelésirányító és készletgazdálkodási modul

A termelő cégek számára készülő rendszernek magában kell foglalnia mindazon funkciókat, amelyeket az előző pontban leírt kereskedelmi rendszer, hiszen az alapanyagokat ugyanúgy be kell szerezniük, a készterméket pedig értékesíteniük kell. Sok esetben a termelő cégek felvállalják a társcégeik termékeinek értékesítését is. A fentiek miatt a Termelésirányító és készletgazdálkodási rendszer a kereskedelmi rendszere épülve a következő funkcióval egészíti ki azt: Minőségellenőrzés Azon termékek (alapanyagok, alkatrészek, ill. kereskedő cég esetében áruk), melyeknek minőségét a gyártás megkezdése előtt ellenőrizni kell, egy „karantén” raktárba kerülnek. A bevizsgálás után pedig átkerülnek a megfelelő alapanyag-, alkatrész- vagy áru-raktárba. Gyártási folyamatok Nyilvántarthatjuk a humán és gépi erőforrásainkat (szakképzettség/típus, előfordulás, darabszám). Megadhatjuk a gyártási folyamatok leírását: az anyagszükségletet, a gépi- és humán erőforrás-igényt és az időigényt. Kapcsolódó folyamatok esetén hasonló módon megadhatjuk a félkész termékek előállításának leírását is. A gyártási folyamat anyagszükségletében szerepelhet félkész termék is, melyek az anyagszükségletek között szerepelhetnek az alapanyagok mellett. Gyártás- tervezésekor a rendszer ellenőrzi, hogy van-e raktáron a szükséges félkész- termék, s ha nincs, akkor rendelkezik annak legyártásáról is. Előkalkuláció A gyártáshoz szükséges anyagok beszerzési értékeit „ismeri” a rendszer. Megadhatjuk a humán és gépi erőforrások, az általános költségek gyártási egységre vonatkoztatott egységárait, melyből előkalkuláció elkészíthető. Gyártás A vevői rendelésből fogadja a megrendelt termékeket szállítási határidő szerint, mely kiegészíthető az esetleges raktárra történő gyártáshoz szükséges rendelésekkel. Az igény alapján – a gyártási folyamatok ismeretében – elkészíthetjük a termelési tervet. A program a hiányzó alapanyagok listáját átadja az anyagbeszerzésnek. A gyártás befejezésekor - a normák alapján – csökkenti az alap- és segédanyagok készleteit, s a késztermékeket raktári nyilvántartásba veszi. Az azonosításhoz szükséges dokumentumokat - vonalkóddal vagy a nélkül, doboz, raklap azonosítóval - elkészíti a rendszer. Utókalkuláció A gyártási folyamat befejeztével a ténylegesen felmerült költségekről utókalkulációt végezhetünk. Késztermékek értékesítése A késztermékeket – rendelés-nyilvántartás szerint – a kialkudott klauzák alapján („a vevő jön a termékért”, „a szállítást kért” és így tovább) értékesíthetjük. A raktári kiadáshoz (kapujegy), szállításhoz, késztermék átadáshoz szükséges szállítóleveleket kinyomtatja a rendszer. A szállítólevelek alapján automatikusan elkészíthetjük a számlákat, melyek adatai automatikusan átadódnak a pénzügyi, a könyvelési és az áfa- nyilvántartási rendszernek. Üzemi karbantartás A Visual Apolló ezen funkciója segítségével a gépek karbantartásait ütemezhetjük, s regisztrálhatjuk az elvégzett karbantartásokat, melyek költségeit figyelembe vesszük az elő-, illetve utókalkulációban. Kimutatások, elemzések A Visual Apolló kimutatásai, elemzései segítségével tételesen és összesítve is ellenőrizhetjük a készletek változásait, az aktuális és az elfekvő készletek. ABC elemzésével pedig az adott időszakot összevethetjük az előző év hasonló időszakával. A „Termelésirányítási és készletgazdálkodási modul” szerves része a Visual Apolló rendszernek. A cikkek mozgásainak adatai (beszerzés, gyártás, értékesítés) automatikusan, valós időben letárolódnak a pénzügyi, a könyvelési és az áfa-nyilvántartási rendszerben. A Visual Apolló általános rendszer, így mind a vegyiparban, textiliparban, élelmiszer-iparban, elektronikai gyártásban, mind pedig további iparágakban egyaránt használható.

Kiskereskedelmi értékesítés modul

A Visual Apolló rendszer rendelkezik APEH engedéllyel rendelkező pénztárgépes alrendszerrel. Ez a Kassza-Mix program, amely támogatja a kiskereskedelmi, a törzsvásárlói, és a szállítóleveles értékesítést is, valamint integráltan kapcsolódik a vállalatirányítási rendszerhez. Vonalkódos árunyilvántartás kezelését is lehetővé teszi. A Kassza-MIX egy olyan, az APEH által bevizsgált, számítógépen futó program, amely vezérli a Samsung SRP-270DF típusú adómemóriás, vevőkijelzős nyomtatókészüléket, így teljes körű pénztári funkciók megvalósítására alkalmas. A cikkek beazonosítása vonalkód kezeléssel történik. A rendszer integráltan együttműködik az Apolló ügyviteli rendszerrel, képes azok cikk-, partner-, egyéb szükséges adatainak átvételére, és forgalmi adatok visszaküldésére, így az ügyviteli rendszerben nincs szükség értékesítési adatok rögzítésére, értékes időt spórolva meg ezzel, illetve kiküszöbölve számos hibalehetőséget. A Kassza-MIX által támogatott értékesítési módok: Kiskereskedelmi értékesítés: „Hagyományos” eladás, amelyről tételes nyugta készül. Egyszerűsített számlával történő értékesítés: Ebben az esetben az értékesítésről a vevő által elszámolható, egyszerűsített számla (adóügyi bizonylat) készül, amelyen a cikkeken túl szerepelnek a vevő adatai is. Értékesítés szállítólevél alapján: Ennél az értékesítésnél a rendszer szintén egyszerűsített számlát állít elő, de a rajta szereplő tételeket (cikkeket) a szállítólevél száma alapján a kereskedelmi rendszerből emeli át, nincs szükség azok vonalkód alapján történő rögzítésére. A rendszerrel elvégezhetők a nyitás-zárás, betét-kivét funkciók, valamint különböző jelentések állíthatók elő. A Kassza-MIX program automatikusan fogadja a Visual Apolló rendszerből a cikktörzset, az összes engedményt valamint a vevőtörzset, és automatikusan feladja az értékesítésre vonatkozó adatokat.

Webáruház (e-Apolló)

Az internet közelebb hozza a terméket a vevőhöz. Nem csak az üzlet nyitva tartása alatt, hanem a nap 24 órájában bárki, bárhol megnézheti a kínálatot, és rendelhet közülük. Az Apolló rendszer internetes áruházi rendszere az e-Apolló rendszer, amelynek feladata: tájékoztassa a vevőket termékekről, árakról, akciókról vevők megrendelhessék a kívánt terméket vevők tájékoztatást kapjanak a rendelésük állásáról, egyéb őket érintő (pl. rendelések állásáról, számlákról) kérdésekről Az e-Apolló rendszerrel összehangolhatjuk több, egymással nem konkuráló kereskedelmi egységek értékesítését, ezzel megoszthatjuk a marketing- és üzemeltetési költséget. Az e-Apolló rendszer grafikája alkalmazkodik a cég arculatához, menürendszere az felhasználó kívánsága szerint építhető fel. Az e-Apolló rendszer szorosan illeszkedik az Apolló kereskedelmi és készletgazdálkodási rendszerhez, de attól függetlenül, más rendszerekkel is összekapcsolható. Az e-Apolló rendszerrel nem csak a lakosságot szolgálhatjuk ki, hanem bejelentkezési mechanizmusa ki is zárhatja őket. Ebben az esetben a törzsvevők, a viszonteladók számára nyújthatunk naprakész információt. Fogadhatjuk megrendelésüket, amely automatikusan bekerül a kereskedelmi rendszer rendelés-nyilvántartásába. Ezzel is pontosíthatjuk, költségkímélőbbé tehetjük az adminisztrációt.